La concrétisation puis l’organisation de tout événement professionnel ne sont possibles qu’une fois seulement le budget connu. Une tâche particulièrement difficile et complexe dans la mesure où l’erreur n’est pas permise. Mais comment se retrouver dans ses comptes ?
Tout repose sur les prestataires.
Noël d’entreprise, team building, lancement d’un nouveau produit, anniversaire ou encore campagne marketing… Il est très difficile, voire impossible de mettre sur pied une manifestation professionnelle sans l’aide de prestataires de services. En effet, c’est sur ces professionnels que reposent entièrement le bon déroulement, le succès, mais surtout la réussite de l’évènement. Rien de surprenant si leur rétribution est le plus gros du budget.
Raison de plus pour demander des tarifs sur Evénementiels.info. Par la suite, on a ainsi une idée précise des tarifs pratiqués par ces professionnels. On peut alors opter pour des dépenses supplémentaires, si le devis retenu initialement nous laisse un peu de marge. Pouvant être considéré comme un véritable marché en ligne de la fête et de événementiel d’entreprise, ce site internet vous mettra en relation avec près de mille huit cents prestataires, évoluant dans différents secteurs d’activités.
Le mode d’emploi ? En remplissant un formulaire, faites une demande de devis aux prestataires qui vous intéressent. Vous n’avez pas besoin de patienter longtemps puisqu’en seulement douze heures, vous recevrez des réponses. Faites le tri des offres les plus alléchantes et négociez directement avec les intéressés. Tout le processus est gratuit. Vous n’aurez pas à sortir de sous de votre poche et vous n’avez pas besoin de quitter le confort de votre logement, ou de votre lieu de travail.
Que mettre dans le budget ?
Avant toute chose, même si plusieurs personnes ont été affectées à cette lourde responsabilité de rechercher les prestataires événementiels, il serait plus judicieux de nommer qu’un seul référent pour votre soirée événementielle d’entreprise. Privilégiez une personne déjà habituée à cet exercice. Et même si à cette étape, il se peut que vous n’ayez pas encore une idée de la somme à débourser, la direction a sans doute déjà fixé un plafond ou un seuil à ne pas dépasser. À partir de là, vous pouvez déjà considérer que près de quarante pour cent du budget iront aux prestataires de services.
Loueurs de salles, serveurs et hôtesses, décorateurs, animations et spectacles, service de gardiennage… Aucun détail ne doit être laissé au hasard. Ne pas oublier non plus de prendre en compte les rémunérations des salariés et des collaborateurs qui ont été exceptionnellement mobilisés sur place. Par ailleurs, si l’objectif est de faire venir du monde, une campagne de communication doit être faite en amont. Bien sûr, la promotion se fera aussi sur les réseaux sociaux et les sites communautaires.
Toutefois, dans la plupart des cas, l’impression de dossiers de presse, de flyers, de logos, de badges, de banderoles ou d’affiches est nécessaire. C’est pourquoi il faut tout de même consacrer une enveloppe pour ces supports promotionnels. Faire également pareil avec les frais liés à la location de matériels et d’équipements divers indispensables à l’aménagement des lieux. Enfin, on n’y pense pas forcément d’emblée, mais intégrez également dans le budget une souscription à l’assurance responsabilité civile, d’autant que c’est obligatoire.